Comment réaliser une destruction d’archives médicales ?

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Dès lors que vous consultez un professionnel de la santé, un dossier médical est créé. Les informations recueillies peuvent se trouver sous la forme de données informatiques, mais également sous un format papier.

Destruction archives médicales : procédure des professionnels de santé

Que ce soit un établissement de santé ou un praticien qui exerce dans un cabinet, les éléments d’un dossier médical peuvent être conservés durant 20 ans.

Cela doit se faire en priorité à l’intérieur des locaux.

Même si ce délai est fixé, la destruction ne peut se faire n’importe comment.

Il y a une procédure à suivre. Déjà, si les archives ne se trouvent pas dans l’établissement, il faudra les rapatrier pour la destruction.

En ce qui concerne, les hôpitaux publics et les établissements privés, il s’agit de la responsabilité du directeur. Ce dernier doit au préalable en informer le médecin responsable de l’information médicale, mais également obtenir le visa de l’administration des archives départementales. Pour cela, il faut transmettre un bordereau de destruction.

Ce dernier doit être signé par le directeur d’établissement. Il doit également contenir la liste précise des documents devant être détruits, ainsi que leur nature.

À cela, l’établissement doit aussi conserver une liste des documents qui seront détruits, avec les noms des patients et le numéro du dossier qui leur est attribué.

Comme vous le voyez, c’est donc parfaitement encadré. En revanche, les textes législatifs ne sont pas vraiment explicites concernant les professionnels exerçant en libéral. Passé ce délai de 20 ans, il faut donc passer à la destruction des fichiers, qu’ils soient numériques ou papier. Les structures et professionnels peuvent alors contacter des entreprises spécialisées dans la destruction de documents confidentiels.

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Attention, ce délai ne peut s’appliquer qu’à partir du moment où la personne concernée est âgée d’au moins 28 ans.

Avant cet âge, la destruction n’est pas possible, même si les documents existent depuis plus de 20 ans.

Sachez également que si un patient mineur décède âgé de moins de 10 ans, les documents le concernant seront conservés durant 10 ans.

Les normes de destruction de documents confidentiels

En matière de destruction de documents confidentiels, sachez qu’il existe plusieurs normes. Nous pouvons notamment vous citer

  • la norme EN 15713
  • la norme DIN 66399
  • le niveau P-4

En ce qui concerne la norme EN 15713, il s’agit d’une réglementation européenne. Elle possède 8 niveaux de sécurité au niveau de sa classification.

Néanmoins, celle qui est souvent retenue par les entreprises de destruction est la norme DIN 66399, qui est allemande.

Elle prend en charge différents supports et pas uniquement le papier.

En effet, les établissements peuvent avoir besoin de détruire des disques durs, des clés USB, des CD ou des microfilms par exemple. Il y a également des niveaux de sécurité. La norme DIN 7 est donc plus stricte que la DIN 3.

Quant au niveau P4, cela concerne les destructeurs de documents qui découpent le document en long et en large.

Il est question de coupe croisée. Le P4 est le premier niveau pour ces machines.

Cela donne des confettis de 4 x 40 mm.

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