Calculer les congés payés est un casse-tête pour beaucoup de responsable d’entreprise ou RH.

Pour vous aider à mieux gérer vos plannings et le calcul des congés, choisissez un logiciel qui prend en charge le solde des congés, et d’autre fonctionnalités très utiles.

Le choix de ces derniers est vaste, qu’ils soient payants ou gratuits, optez pour celui qui vous convient le mieux en terme de budget.

Comment calculer les congés payés ?

Chaque employé qu’il soit en contrat CDI, CDD, ou intérimaire, a droit à deux jours et demi de congés par mois payé par son employeur, soit 30 jours par mois (24 jours de congé principal, et 6 jours de la 5ème semaine). Un congé payé doit être pris chaque année, ce dernier est destiné au repos. Cependant il existe quelques exceptions surtout pour les salariés intérimaires. Concernant les congés maladie, ou de maternité ils ne sont pas calculés dans le congé annuel.

Par ailleurs les jours ouvrables sont les jours de la semaine, sauf pour le jour de congé hebdomadaire qui est le dimanche. Tandis que les jours ouvrés, correspondent aux jours travaillés dans la société. La prise de congé est généralement comptée en journées ouvrables, il faut donc additionner les jours ouvrables entre le premier et le dernier jour du congé. Le premier jour du congé correspond au jour où le salarié est censé travailler, si par exemple une société ne travaille pas le samedi, et que le salarié prend son congé dès vendredi soir, le premier jour qui sera comptabilisé est le lundi.

Les fonctionnalités incluses dans le coût du logiciel de calcul des congés payés

Le choix d’un logiciel de gestion des payes passe d’abord par vos besoins, il est possible de prendre un logiciel spécifique ou qu’il offre encore plus de fonctionnalités qui sont :

  • Gestion et calcul des congés et absence;
  • dossier du personnel et recrutement;
  • suivi du temps de travail;
  • gestion des plannings et des salaires;
  • évaluation des employés;
  • indicateur et self-service RH;

Le coût d’un logiciel de gestion RH peut varier, du moins cher au plus cher, et par nombre d’utilisateurs. Il est donc primordial de connaitre les besoins et intentions de l’entreprise, et anticiper les éventuels besoins dans un futur proche ou loin, cela vous aidera à choisir celui qui pourra vous accompagner tout au long de votre développement.

Afin de bien faire votre choix, allez plutôt vers des plateformes qui proposent un essai, car vous pouvez tomber sur un bon logiciel, mais qui offre des fonctionnalités en plus qui ne vous serviront pas, ou au contraire, vous retrouver avec un logiciel pas assez performant et limité, dont vous devriez rajouter des éléments complémentaires, cela va vous faire perdre votre temps et votre argent. Et donc en demandant une démonstration gratuite vous pouvez tester et avoir le temps de bien réfléchir à prendre la meilleure décision.

Les frais cachés d’un logiciel de calcul des congés payés

Généralement, la mise en service d’un logiciel est gratuite, mais ce n’est pas très clair quand on voit les tarifs proposés par les logiciels sur le marché, on nous donne souvent de fausses informations, on nous mettre les tarifs les plus bas en évidence, pour nous attirer, une pratique totalement commerciale. Toutefois, quand vous décidez d’acheter un logiciel, et vous commencez les démarches de ce dernier, vous pourrez vous retrouver avec des frais supplémentaires, qui n’étaient pas prévus au départ comme la migration des données, en effet, quand il est possible pour vous d’importer vos propres données est un gain de temps, alors que certains logiciel vous font payer les datas. Il faut donc choisir une solution qui vous permet d’importer vos données directement via un import.

Il y’a les frais d’installation et de formation des logiciels, ils sont de véritables coûts cachés, un outil qui se dit simple d’utilisation n’est pas censé avoir besoin de payer sa configuration. Ce dernier vous propose normalement un support client pour vous aider si vous avez des difficultés au démarrage. En gros si la gratuité dans l’aide de l’installation n’est pas clair cela veut dire qu’elle est payante, demandez alors à ce qu’on vous précise si oui ou non, il y’a des frais d’installation. Enfin, quand vous effectuez un achat de logiciel, on peut vous facturer un audit pour vos besoins avant l’installation de ce dernier. Cette pratique n’est pas souvent nécessaire.

Tous les salariés ont le droit aux congés payés

Dans une entreprise, un employeur ne peut pas vous refuser les cinq semaines de vacances qui sont proposées à tous les salariés. Dans ce cas de figure, les vacances sont donc payées en fonction du montant inscrit dans votre contrat de travail. Par contre, il est tout à fait possible dans certaines sociétés de prendre des congés sans solde, vous n’aurez donc pas une rémunération pendant cette période plus ou moins longue.

  • Tous les contrats sont concernés que ce soit l’intérim ou encore les CDI et même les CDD.
  • Il est important de préciser que l’ancienneté n’entre pas en compte dans le calcul des congés payés et que votre travail soit à temps partiel n’a pas d’importance.
  • Les congés payés sont toutefois basés sur les journées travaillées, vous ne pouvez pas avoir 5 semaines si vous travaillez une fois par mois par exemple.

Pour une année complète de travail, vous aurez le droit à 30 jours ouvrables, cela correspond donc aux cinq semaines.

Par contre, pour le temps partiel ou plein, vous aurez 2.5 jours ouvrables par mois de travail effectif si vous êtes chez le même employeur. Cela vous permet de calculer plus facilement le nombre validé.

Les fonctionnalités d’un bon logiciel pour les congés

Vous savez désormais que les entreprises ne peuvent pas se passer de ces logiciels qui sont pratiques, efficaces, et même abordables. Vous avez des versions gratuites qui proposent des fonctionnalités classiques qui seront parfaites si vous possédez une petite entreprise. Dans le cas contraire, optez pour un modèle payant, la licence peut être mensuelle ou annuelle, cela dépend des offres proposées par votre éditeur.

  • Le logiciel permet d’envoyer une demande de congé à votre manager ou au chef de votre équipe.
  • La personne dédiée à ces congés peut l’accepter ou refuser la demande, une notification est alors transmise à l’employé concerné.
  • Lorsque les congés sont validés, le service des ressources humaines est immédiatement prévenu puisque les dates sont acceptées dans le logiciel.

Le logiciel peut aussi calculer directement le montant sur la fiche de paie pour les congés payés, mais également être relié à celui dédié aux salaires. Le service des ressources humaines et celui de la comptabilité peuvent ainsi communiquer aisément sans perdre de temps, les informations sont transmises dans les plus brefs délais. Ce sont les fonctionnalités classiques des logiciels pour les congés, d’autres permettent aussi de gérer les journées de récupération et les absences.
logiciel conge

Logiciel de gestion de congés : 6 pages qui changent tout.

Lorsque l’on a à gérer une entreprise, d’autant plus lorsqu’il s’agit de TPE ou PME, la flexibilité ainsi que la réactivité priment avant toute chose.
Effectivement, parmi la multiplicité d’offres sur le marché des logiciels de gestion de congés, il en existe énormément de qualitatif, avec une qualité qui est montée avec les décennies passant.
En revanche, trouver des logiciels qui synthétisent les besoins réels que l’entreprise rencontre n’est pas chose aisée : beaucoup de paramètres, d’options, de fioritures…
Qui ne servent pas vraiment aux sociétés et viennent complexifier les démarches administratives qui sont déjà assez lourdes pour les entreprises qui doivent les gérer : les entreprises n’ont pas l’envie, ni le temps de devoir rechercher les bons onglets / options qui leur correspond vraiment et préfèrent avoir un software simple.

Gérer les congés de façon logique.

Lorsqu’il faut trouver le temps de gérer les congés (congés payés, RTT, ancienneté, maladie…) pour ses employés, il faut que ça puisse être possible grâce à un logiciel qui viennent épauler les personnes qui gèrent les ces questions précises au sein de l’entreprise (responsable paie, RH, personne polyvalente, Assistante de Direction ou Direction dans certains cas).
Car faciliter les démarches fera gagner un temps précieux dans des entreprises qui font la course au temps, avec beaucoup de paperasse à gérer.

Qu’il s’agisse d’une page personnelle pour chaque employé pour voir en temps réel où en est son capital temps de congés, le temps qu’il lui reste à acquérir, jusqu’à quand…En faire la demande officielle et suivre la réponse directement sur ce même espace.
Ou la page personnelle du Responsable qui gère les demandes de chaque employé, qui peut se permettre de relancer des prises de congés avant que les dates légales arrivent à échéance et que les congés soient perdus.
Qu’il s’agisse également de l’espace de la ou des personnes qui gèrent administrativement les congés du personnel et chapeauter que tout se passe bien, vérifier que les Responsables aient bien fait respecter les dates, jours et semaines à prendre aux bonnes périodes.
Ou bien la partie administrative pour chaque personne, de façon individuelle, pour corriger, annuler ou valider des informations ou dates rentrées.
Pour les heures en plus, qu’elles puissent aussi être déclarées tout simplement par les travailleurs et remontées sans oublis à la DRH pour être suivies en temps réel.
Plus la page des tableaux résumant tout en un rien de temps pour avoir un visuel clair et net de ou des activités.

De plus, différentes options sont possibles, dont une permettant une option dite “SaaS” qui permet de prendre aussi en compte la gestion de la partie technique en cas de souci informatique, de migration, de bug…La maintenance informatique sera gérée.

Si vous souhaitez en savoir un peu plus concernant les options possibles sur le sujet du logiciel de gestion des congés il vous suffit tout simplement de cliquer sur ce lien web et de lire tous les conseils sur le site internet qui vous délivrera tous les conseils utiles en la matière.